Инструмент контроля, оптимизации и управления выполнением ключевых заданий процесса
ЭЛЕМЕНТЫ ПРОЦЕССОВ В БИТРИКС24
Контроль выполнения операций и ключевых действий процессов
Друзья всем привет! Продолжаем нашу тему автоматизации процессов на базе Битрикс24. И сегодня предлагаю нам с вами рассмотреть инструмент, элемент процесса, который отвечает за корректное исполнение заданий во времени.
Максим Хорошев
автор статьи
Что это такое...
Этот инструмент используется как встраиваемый элемент практически в любое задание, где необходимо соблюдать временные рамки выполнения операции.
Это цикличный элемент процесса который реализует функцию контроля выполнения задания. Ранее в предыдущих материалах о процессах ( Процесс контроля качества обработки лида или Процесс конвертации лида ) и инструментах оптимизации я неоднократно упоминал о применения данного функционала.
Это цикличный элемент процесса который реализует функцию контроля выполнения задания. Ранее в предыдущих материалах о процессах ( Процесс контроля качества обработки лида или Процесс конвертации лида ) и инструментах оптимизации я неоднократно упоминал о применения данного функционала.
Зачем этот элемент
Почему я решил подробнее описать этот элемент?
Все достаточно просто. У нас есть автоматизированные процессы, есть вспомогательные инструменты для управления сроками реализации процессов ( список регламентированных сроков операций ).
И конечно нам необходимы инструменты контроля.
То есть мы с вами должны узнавать о том что где-то что-то подвисло и не продвигается. И как раз для этих целей нам нужна вспомогательная система информирования об инцидентах, встроенная в наши процессы. И цикл контроля выполнения операций является частью этой системы.
Все достаточно просто. У нас есть автоматизированные процессы, есть вспомогательные инструменты для управления сроками реализации процессов ( список регламентированных сроков операций ).
И конечно нам необходимы инструменты контроля.
То есть мы с вами должны узнавать о том что где-то что-то подвисло и не продвигается. И как раз для этих целей нам нужна вспомогательная система информирования об инцидентах, встроенная в наши процессы. И цикл контроля выполнения операций является частью этой системы.
« Под понятием Инцидент, в данном случае, подразумевается нежелательное событие в процессе. В целом же вспомогательная система информирования об инцидентах крайне полезная вещь, которая позволяет выявлять что происходит внутри процессов. »
куда встраиваем в процесс
Применение элемента
В любую операцию с регламентированным сроком выполнения
Для более полной общей картины давайте разберемся где стоит применять этот элемент.
Место встройки, это практически любая операция на которую мы задаем регламентированный срок выполнения.
Кстати будет сказать что благодаря регламентированным срокам мы можем управлять пропускной способностью системы например в периоды сезонных колебаний спроса сжимать или расширять временные рамки выполнения операций, регулируя тем самым поток.
Но давайте вернемся к конкретному примеру с использованием цикла контроля.
Допустим у нас есть типовая операция - подготовка персонализированного предварительного расчета или коммерческого предложения на основе каких-то имеющихся данных.
Не могу здесь не упомянуть о том что автоматизация процессов в Битрикс24 позволяет генерировать нужные нам типовые/шаблонные документы, ускоряя тем самым их подготовку.
Цепочка действий может выглядеть следующим образом:
- Получить входные данные от клиента
Это могут быть какие-то обязательные параметры, объем, размеры, количество и т.п.
- Выполнить на их основе предварительный расчет себестоимости и ценового предложения
В нашем примере себестоимость может зависеть от текущего курса иностранной валюты, объема продукции и срока производства.
- Пройти финансовый контроль
Чтобы наше ценовое предложение соответствовало политике компании, например на объемы поставки менее 100 тыс.единиц продукции наценка должна быть более 35% от себестоимости. Эту процедуру можно тоже автоматизировать ( скоро здесь будет ссылка )
- Подготовить и отправить клиенту коммерческое предложение.
Далее зафиксировать результат переговоров с клиентом по предложению и т.д.
В рамках данного примера ограничимся этим участком.
Нас с вами интересует элемент выполнения на основе имеющихся данных предварительного расчета себестоимости и ценового предложения.
Стоит отметить что и у этой задачи есть автоматизированное решение, когда мы закладываем определенные условия и система сама считает нужные нам значения ( скоро здесь будет ссылка на материал )
Место встройки, это практически любая операция на которую мы задаем регламентированный срок выполнения.
Кстати будет сказать что благодаря регламентированным срокам мы можем управлять пропускной способностью системы например в периоды сезонных колебаний спроса сжимать или расширять временные рамки выполнения операций, регулируя тем самым поток.
Но давайте вернемся к конкретному примеру с использованием цикла контроля.
Допустим у нас есть типовая операция - подготовка персонализированного предварительного расчета или коммерческого предложения на основе каких-то имеющихся данных.
Не могу здесь не упомянуть о том что автоматизация процессов в Битрикс24 позволяет генерировать нужные нам типовые/шаблонные документы, ускоряя тем самым их подготовку.
Цепочка действий может выглядеть следующим образом:
- Получить входные данные от клиента
Это могут быть какие-то обязательные параметры, объем, размеры, количество и т.п.
- Выполнить на их основе предварительный расчет себестоимости и ценового предложения
В нашем примере себестоимость может зависеть от текущего курса иностранной валюты, объема продукции и срока производства.
- Пройти финансовый контроль
Чтобы наше ценовое предложение соответствовало политике компании, например на объемы поставки менее 100 тыс.единиц продукции наценка должна быть более 35% от себестоимости. Эту процедуру можно тоже автоматизировать ( скоро здесь будет ссылка )
- Подготовить и отправить клиенту коммерческое предложение.
Далее зафиксировать результат переговоров с клиентом по предложению и т.д.
В рамках данного примера ограничимся этим участком.
Нас с вами интересует элемент выполнения на основе имеющихся данных предварительного расчета себестоимости и ценового предложения.
Стоит отметить что и у этой задачи есть автоматизированное решение, когда мы закладываем определенные условия и система сама считает нужные нам значения ( скоро здесь будет ссылка на материал )
где используем
Момент встройки
Мы знаем что зачастую некоторые сотрудники затягивают, забывают, несвоевременно выполняют эту операцию.
И установили регламентированный срок ее выполнения - 4 раб.часа, время берем исключительно рабочее.
Небольшое примечание:
Здесь необходимо помнить что когда мы устанавливаем регламентированный срок нам следует в нем учесть поправку на наличие других задач у сотрудника,
То есть, в течение 4 часов после поступления необходимой для расчетов информации, сотрудник должен подготовить предварительный расчет себестоимости и ценового предложения по сделке.
В задании от сотрудника требуется указать рассчитанные значения себестоимости, ценового предложения и файл с расчетами ( шаблон excel ), введенные финансовые значения система автоматически проверит на соответствие текущим политикам компании , а файл расчета «подошъет» как артефакт выполнения шага, чтобы можно было потом проверить корректность и адекватность указанных сотрудникам данных. Все значения являются обязательными и без их заполнения задание невозможно завершить.
И установили регламентированный срок ее выполнения - 4 раб.часа, время берем исключительно рабочее.
Небольшое примечание:
Здесь необходимо помнить что когда мы устанавливаем регламентированный срок нам следует в нем учесть поправку на наличие других задач у сотрудника,
То есть, в течение 4 часов после поступления необходимой для расчетов информации, сотрудник должен подготовить предварительный расчет себестоимости и ценового предложения по сделке.
В задании от сотрудника требуется указать рассчитанные значения себестоимости, ценового предложения и файл с расчетами ( шаблон excel ), введенные финансовые значения система автоматически проверит на соответствие текущим политикам компании , а файл расчета «подошъет» как артефакт выполнения шага, чтобы можно было потом проверить корректность и адекватность указанных сотрудникам данных. Все значения являются обязательными и без их заполнения задание невозможно завершить.
как это работает
Реализация работы элемента
Основные элементы мы описали, теперь перейдем к реализации.
Рассмотрим ситуацию в которой сотрудник не выполнил задание за отведенное время, 4 часа прошло - результата нет, отсчет времени начинается заново.
Мы вводим в процесс переменную, которая считает итерации/количество пропусков сотрудником регламентированного срока. И в зависимости от значений переменной настраиваем целевые шаги процесса.
Возьмем следующие значения:
1-й пропуск - фиксируем в специальном журнале ( скоро здесь будет ссылка ) предупреждение и уведомляем сотрудника что необходимо срочно выполнить задание.
2-й пропуск - фиксируем в журнале систематическое нарушение, конечно уведомляем сотрудника о данном факте.
3-й пропуск - подключаем руководителя отдела/подразделения для решения вопроса и ждем разрешения.
Конечно, механизм вариаций принятия решений и действий может абсолютно разным в каждой компании, мы здесь лишь рассмотрели типовой пример.
Рассмотрим ситуацию в которой сотрудник не выполнил задание за отведенное время, 4 часа прошло - результата нет, отсчет времени начинается заново.
Мы вводим в процесс переменную, которая считает итерации/количество пропусков сотрудником регламентированного срока. И в зависимости от значений переменной настраиваем целевые шаги процесса.
Возьмем следующие значения:
1-й пропуск - фиксируем в специальном журнале ( скоро здесь будет ссылка ) предупреждение и уведомляем сотрудника что необходимо срочно выполнить задание.
2-й пропуск - фиксируем в журнале систематическое нарушение, конечно уведомляем сотрудника о данном факте.
3-й пропуск - подключаем руководителя отдела/подразделения для решения вопроса и ждем разрешения.
Конечно, механизм вариаций принятия решений и действий может абсолютно разным в каждой компании, мы здесь лишь рассмотрели типовой пример.
что мы получаем на выходе
Итоги
Итак, можно сказать что Цикл контроля выполнения операций - это инструмент обеспечивающий своевременность выполнения ключевых действий, дисциплинирующий сотрудников.
Что мы получаем бладаря использованию данного инструмента:
Тем самым цикл позволяет нам оценивать эффективность и управлять ходом выполнения процесса, встраивается в любое задание где нужно контролировать временные рамки и оптимизирует работу в целом.
Если вам требуется помощь или консультация по автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24, то просто заполните форму по кнопке ниже :)
Что мы получаем бладаря использованию данного инструмента:
- Показатели эффективности сотрудника - отсутствие предупреждений и нарушений.
- Проверку корректности заданных регламентированных сроков - в случае если нарушения массовые и имеют системный характер, сроки и параметры заданы некорректно.
- Информирование об инцидентах и их устранение - подключаем руководителя в случае затягивания выполнения процесса.
Тем самым цикл позволяет нам оценивать эффективность и управлять ходом выполнения процесса, встраивается в любое задание где нужно контролировать временные рамки и оптимизирует работу в целом.
Если вам требуется помощь или консультация по автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24, то просто заполните форму по кнопке ниже :)
ДОПОЛНЕНИЯ
Справочная информация по инструменту, применению и стоимости разработки
Список регламентированных сроков выполнения операций
ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ ИНСТРУМЕНТ
Битрикс24
Среда использования инструмента
Бизнес процессы
Место встройки
Входит в проект
Средняя стоимость разработки
Получить консультацию по Битрикс24
Просто оставьте контакты так мы сможем с вами связаться и обсудить ваш вопрос.
Нажимая на кнопку вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Подписаться на получение материалов
Укажите ваш email, так мы сможем присылать вам обновления и новые материалы.
Нажимая на кнопку вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
“
Вам желаю отличного настроения и хорошего дня! А также благодарю за прочтение материала. До связи!)…
