Бизнес процесс:
Взятия нового лида в работу
Как лучше и эффективнее построить работу в Битрикс24 на этапе взятия лида в работу. Автоматизируем воронку обработки лидов, часть 1.
ОПТИМИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ЛИДОВ С БИТРИКС24
Для начала...
Давайте зададимся вопросом как нам лучше и эффективнее построить работу с Лидами в Битрикс24?
Здесь пожалуй будет правильным сказать сразу что пост этот про бизнес процессы в Битрикс24, а следовательно, и предлагаемая методика будет работать на соответствующем тарифе , тарифе который поддерживает работу с процессами в дизайнере бизнес-процессов, и на момент написания это тариф Профессиональный ( архивный Компания ).
Здесь пожалуй будет правильным сказать сразу что пост этот про бизнес процессы в Битрикс24, а следовательно, и предлагаемая методика будет работать на соответствующем тарифе , тарифе который поддерживает работу с процессами в дизайнере бизнес-процессов, и на момент написания это тариф Профессиональный ( архивный Компания ).
« Позволю себе небольшое отступление и скажу что данный тариф позволяет создавать по-настоящему классные и крутые решения по автоматизации вашей деятельности, разумеется если она вам нужна. »
Но как говорится ближе к телу ) едем дальше…
Тема сегодняшнего поста - автоматизация работы с Лидами.
Точнее мы прицеливаемся на самый первый ее этап - этап взятия лида в работу. И наверняка практически каждому будет знакома ситуация когда в компанию поступает Лид / заявка и он этот самый лид висит на самом первом статусе в воронке обработки лидов, если у вас в структуре она выведена в отдельную воронку, либо же непосредственно в самой воронке продаж.
Висит, висит …. и висит.
А потом мы ему звоним и нам в трубку говорят:
- Ребята я же еще в прошлом месяце все взял, как-то вы долго собирались с силами.
Конечно, быть может текст мой не без присущей доли сарказма и чрезмерного утрирования , но в ближайшем упрощении будет нечто похожее.
Точнее мы прицеливаемся на самый первый ее этап - этап взятия лида в работу. И наверняка практически каждому будет знакома ситуация когда в компанию поступает Лид / заявка и он этот самый лид висит на самом первом статусе в воронке обработки лидов, если у вас в структуре она выведена в отдельную воронку, либо же непосредственно в самой воронке продаж.
Висит, висит …. и висит.
А потом мы ему звоним и нам в трубку говорят:
- Ребята я же еще в прошлом месяце все взял, как-то вы долго собирались с силами.
Конечно, быть может текст мой не без присущей доли сарказма и чрезмерного утрирования , но в ближайшем упрощении будет нечто похожее.
КОГДА МЫ МЫСЛИМ КАК СОБСТВЕНИКИ
Наверняка этот этап вы уже проходили
С ситуацией забытых лидов и потраченным бюджетом на рекламу сталкивался каждый владелец.
Мы заплатили за рекламу, сайт, телефонию и множество других инструментов, чтобы заветная заявка от клиента упала нам в crm, и когда это счастливое событие произошло, тот, кто, как мы полагали в своих лучших мечтах, с яростным остервенением голодного волка будет работать с этой заявкой, такой или такие ( если их много ):
- Ну и собственно что, ну пришла, ну времени нет сейчас, позже позвоню, кто-то другой возьмет и т.п.
- Ну и собственно что, ну пришла, ну времени нет сейчас, позже позвоню, кто-то другой возьмет и т.п.
КЛЮЧЕВАЯ ЗАДАЧА
Фокусируемся на проблеме
Вообщем, друзья, я предлагаю вам сосредоточиться на достаточно популярной проблеме, проблеме забытых / вовремя необработанных заявок, а как показывает практика и статистика моих клиентов такая проблема существует практически у всех, кто так или иначе находится в переходном состоянии, фазе осуществления изменений направленных на цифровую трансформацию текущей деятельности компании.
Конечно, можно было сначала заострить внимание на математических расчетах упущенной выгоды, но, как подсказывает интуиция, каждый предприниматель, а именно для них я и пишу так как и сам таковым являюсь, плюс минус километр, сам знает стоимость своих заявок и клиентов и без труда это может посчитать.
И именно поэтому мы сейчас перейдем к одному из возможных решений данной проблемы.
Конечно, можно было сначала заострить внимание на математических расчетах упущенной выгоды, но, как подсказывает интуиция, каждый предприниматель, а именно для них я и пишу так как и сам таковым являюсь, плюс минус километр, сам знает стоимость своих заявок и клиентов и без труда это может посчитать.
И именно поэтому мы сейчас перейдем к одному из возможных решений данной проблемы.
«Немного забегая вперед стоит сказать что этот пост и последующие в этой серии будут целиком посвящены автоматизации, краткому описанию функционала процессов и возможных решений по улучшению деятельности компании, оцифровке рутинных операций и цифровой трансформации в целом с использованием Битрикс24.»
первые вводные
Решение проблемы
И вот мы с вами подошли ( ну наконец-то, я честно говоря аж выдохнул ) к сути предлагаемого решения, которое позволит нам избавиться от озвученной выше проблемы.
Несколько переменных для начала, что нам потребуется:
Несколько переменных для начала, что нам потребуется:
- Портал Битрикс24 - на тарифе Профессиональный.
- Отдел продаж - желательно с сотрудниками, плюс достаточно четкая схема распределения лидов по направлениям деятельности, продуктам, географии и т.п., если это применимо к вашему бизнесу.
- Входящие заявки - которые поступают в Битрикс24 в виде заполненных форм с сайта, входящих email писем, поступающих звонков, обращений в мессенджеры/чаты и любые другие каналы взаимодействия с вашими клиентами.
БИЗНЕС ПРОЦЕСС
Из чего состоит решение
Решать естественно будем с помощью настройки правильного процесса.
Вкратце принцип его работы:
Когда поступает входящая заявка, на взятие ее в работу настраивается определенный интервал, к примеру 30 мин., этого времени более чем достаточно для того, чтобы взять заявку в работу, попросту перетащить на следующий этап, на котором также должен быть настроен процесс с регламентированными сроками выполнения ключевых действий / операций, но об этом процессе подробнее в следующем посте.
В случае если сотрудник который был первоначально назначен ответственным за выделенное время не взял лид в работу ( не совершил целевого действия ), система переключает данного лида на другого сотрудника ( из его отдела или департамента или заранее назначенного списка ) задача которого та же самая выполнить ключевое действие - взять лид в работу, если он этого действия не совершает ситуация повторяется и лид переходит к следующему участнику процесса и так далее по кругу до результата.
Вкратце принцип его работы:
Когда поступает входящая заявка, на взятие ее в работу настраивается определенный интервал, к примеру 30 мин., этого времени более чем достаточно для того, чтобы взять заявку в работу, попросту перетащить на следующий этап, на котором также должен быть настроен процесс с регламентированными сроками выполнения ключевых действий / операций, но об этом процессе подробнее в следующем посте.
В случае если сотрудник который был первоначально назначен ответственным за выделенное время не взял лид в работу ( не совершил целевого действия ), система переключает данного лида на другого сотрудника ( из его отдела или департамента или заранее назначенного списка ) задача которого та же самая выполнить ключевое действие - взять лид в работу, если он этого действия не совершает ситуация повторяется и лид переходит к следующему участнику процесса и так далее по кругу до результата.
Помимо этого в ситуации, когда ответственный сотрудник не совершает целевое действие, система фиксирует это событие в специализированный журнал, о чем конечно предупреждает и самого сотрудника ( подробнее об этом инструменте и целях его использования обязательно расскажу в последующих постах ) .
По итогам некоторого периода, скажем месяца, мы имеем возможность с помощью данного журнала анализировать работу персонала отдела продаж на предмет эффективности, а также оценивать целесообразность заданных сроков выполнения операций и ключевых действий.
Кстати будет сказать, что данные подобного журнала очень полезно и удобно использовать в качестве источника для построения наглядного аналитического отчета в Power BI, для целей оценки показателей эффективности.
Теперь давайте вернемся к нашему процессу и более детально посмотрим на элементы его структуры.
По итогам некоторого периода, скажем месяца, мы имеем возможность с помощью данного журнала анализировать работу персонала отдела продаж на предмет эффективности, а также оценивать целесообразность заданных сроков выполнения операций и ключевых действий.
Кстати будет сказать, что данные подобного журнала очень полезно и удобно использовать в качестве источника для построения наглядного аналитического отчета в Power BI, для целей оценки показателей эффективности.
Теперь давайте вернемся к нашему процессу и более детально посмотрим на элементы его структуры.
1
Основной компонент - это цикл или как мне нравится называть его - барабан ( сектор приз на барабане:) ) Им управляет несколько параметров:
Примечание:
"Под понятием Инцидент в данном случае подразумевается нежелательное событие в процессе. В целом же вспомогательная система информирования об инцидентах крайне полезная вещь, которая позволяет выявлять что происходить внутри процессов."
- Список сотрудников - те кто заряжен в барабане, между кем происходит передача лида и ответственности за его обработку.
- Регламентированный срок выполнения операции - временной промежуток в течение которого нужно совершить целевое действие - взять лид в работу.
Примечание:
"Под понятием Инцидент в данном случае подразумевается нежелательное событие в процессе. В целом же вспомогательная система информирования об инцидентах крайне полезная вещь, которая позволяет выявлять что происходить внутри процессов."
2
Далее добавляем к процессу компонент информирования об инцидентах - специальный блок который после определенного количества итераций, для примера и удобства описания возьмем цифру 4, это значит что после 4-х не взятий лида в работу система уведомляет об этом руководителя подразделения и подключает его для решения вопроса.
Ну и разумеется очень важный элемент это корректные настройки рабочего времени в настройках портала Битрикс24 и настройках самого процесса - именно они позволяют нам запускать процесс только в рабочее время, а не гонять его круглосуточно.
Ну и разумеется очень важный элемент это корректные настройки рабочего времени в настройках портала Битрикс24 и настройках самого процесса - именно они позволяют нам запускать процесс только в рабочее время, а не гонять его круглосуточно.
что мы получаем на выходе
Итоги
Процесс который запускается каждый раз, когда к нам поступает новая заявка, уведомление сотруднику который назначен ответственным о том, что необходимо сделать - взять лид в работу и в течение какого времени это нужно сделать чтобы не ударило током ( про ток я конечно шучу, но что-то подсказывает что в этом был бы смысл ) и далее система ждет, взял в работу - молодец, красавчик есть же! Чтоб я так жил и все в таком духе, Не взял в работу - словил системного леща , взяли на карандаш , сделали пометочку в журнале.
Основополагающий принцип простой: есть временной интервал в течение которого нужно брать лид в работу, успел, взял - лид твой и с него может получиться отличная сделка, не взял, ушел другому сотруднику, который более трудолюбив и ответственен, здоровая конкуренция в отделе продаж элемент очень полезный.
Данным способом мы частично решаем проблему упущенных / забытых лидов, влияем на общий показатель скорости обработки заявки и задаем системный формат работы с заявками.
В следующем материале я рассказываю как настроить процесс выполнения квалификации лида или первичной обработки лида ссылка на материал
Основополагающий принцип простой: есть временной интервал в течение которого нужно брать лид в работу, успел, взял - лид твой и с него может получиться отличная сделка, не взял, ушел другому сотруднику, который более трудолюбив и ответственен, здоровая конкуренция в отделе продаж элемент очень полезный.
Данным способом мы частично решаем проблему упущенных / забытых лидов, влияем на общий показатель скорости обработки заявки и задаем системный формат работы с заявками.
В следующем материале я рассказываю как настроить процесс выполнения квалификации лида или первичной обработки лида ссылка на материал
ДОПОЛНения
Здесь также прилагаю карту подобного процесса, общую концепцию воронки обработки лидов, будет полезна для понимания картины в целом, ну и соответственно краткое описание бизнес-процесса.
Взятие нового лида в работу
БИЗНЕС ПРОЦЕСС
Битрикс24
Среда для настройки процесса
Воронка лидов
Место встройки
RUB 18000
Средняя стоимость разработки
от автора статьи
Заключение
Друзья у меня на сегодня все.
И, конечно, в заключение не могу ( не позволяет совесть ) не предложить вам свою помощь в разработке данного процесса, впрочем как и любых других решений по цифровой трансформации на платформе Битрикс24.
Там внизу есть две кнопки по одной из них можно подписаться на получение обновлений и материалов по теме автоматизации работы в Битрикс24, разработке бизнес-процессов и о том как купить новую Теслу ( опс это пожалуй слишком личное его я обязательно исключу ), а по второй можно получить консультацию по разработке проекта бизнес-процессов и интересующей вас тематике.
И, конечно, в заключение не могу ( не позволяет совесть ) не предложить вам свою помощь в разработке данного процесса, впрочем как и любых других решений по цифровой трансформации на платформе Битрикс24.
Там внизу есть две кнопки по одной из них можно подписаться на получение обновлений и материалов по теме автоматизации работы в Битрикс24, разработке бизнес-процессов и о том как купить новую Теслу ( опс это пожалуй слишком личное его я обязательно исключу ), а по второй можно получить консультацию по разработке проекта бизнес-процессов и интересующей вас тематике.
Получить консультацию по Битрикс24
Просто оставьте контакты так мы сможем с вами связаться и обсудить ваш вопрос.
Нажимая на кнопку вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Подписаться на получение материалов
Укажите ваш email, так мы сможем присылать вам обновления и новые материалы.
Нажимая на кнопку вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
“
Вам желаю отличного настроения и хорошего дня! А также благодарю за прочтение материала. До связи!)…
