Журнал фиксации нарушений и сроков выполнения заданий
Аналитический инструмент оценки корректности выбранных регламентированных сроков выполнения операций и эффективности сотрудников.
ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ПРОЦЕССОВ В БИТРИКС24
Всем привет! Сегодня поговорим об инструменте который я неоднократно упоминал в материалах по автоматизации воронки обработки лидов и сделок.
Это журнал фиксации нарушений и сроков выполнения заданий.
Это журнал фиксации нарушений и сроков выполнения заданий.
Максим Хорошев
автор статьи
Что это такое...
Журнал это вспомогательный аналитический инструмент, который позволяет выявлять насколько корректно выбраны регламентированные сроки выполнения операций и кто из сотрудников как с этим справляется.
Инструмент создается через функционал универсальных списков в Битрикс24, используется в бизнес процессах при выявлении превышений установленных сроков выполнения заданий сотрудниками.
Инструмент создается через функционал универсальных списков в Битрикс24, используется в бизнес процессах при выявлении превышений установленных сроков выполнения заданий сотрудниками.
цели создания и применения
Основная цель
Аналитика показателей процессов
Основная его цель, как я уже сказал ранее это аналитическая оценка корректности выбранных сроков.
То есть, если мы выбрали время выполнения какой-либо операции например 3 раб.часа, и видим что у нас очень высокий процент превышений этого срока практически всеми, кто выполнял операцию, то имеет место необходимость корректировки в большую сторону.
Если мы наблюдаем что случай превышения заданного времени, имеет общий характер по компании, когда он многократно повторяется большим числом сотрудников, следовательно, задано слишком мало времени на его выполнение.
Следует помнить, изначально при планировании сроков выполнения операций мы учитываем тот факт что помимо данного конкретного задания у сотрудника в работе могут находится еще несколько других на разных стадиях, а также возникать новые, и его рабочее время распределяется между всеми текущими задачами, поэтому нам всегда нужен небольшой буфер для переключения.
Если спрос имеет сезонный характер - обязательно это учитываем, т.к. нагрузка в разные периоды возрастает и снижается, либо же масштабная маркетинговая компания способствует возросшему числу заявок в работе.
Эти и другие факторы влияющие на опциональный объем загрузки рабочего времени сотрудников мы всегда принимаем во внимание и используем в качестве вводных параметров для корректировки времени операций
Справочная информация содержащаяся в записях которые фиксируются в списке помогает нам понять на какой параметр в каком процессе следует обратить внимание и , если это необходимо изменить его настройки, напомню что для настройки времени мы используем список регламентированных сроков выполнения операций.
То есть, если мы выбрали время выполнения какой-либо операции например 3 раб.часа, и видим что у нас очень высокий процент превышений этого срока практически всеми, кто выполнял операцию, то имеет место необходимость корректировки в большую сторону.
Если мы наблюдаем что случай превышения заданного времени, имеет общий характер по компании, когда он многократно повторяется большим числом сотрудников, следовательно, задано слишком мало времени на его выполнение.
Следует помнить, изначально при планировании сроков выполнения операций мы учитываем тот факт что помимо данного конкретного задания у сотрудника в работе могут находится еще несколько других на разных стадиях, а также возникать новые, и его рабочее время распределяется между всеми текущими задачами, поэтому нам всегда нужен небольшой буфер для переключения.
Если спрос имеет сезонный характер - обязательно это учитываем, т.к. нагрузка в разные периоды возрастает и снижается, либо же масштабная маркетинговая компания способствует возросшему числу заявок в работе.
Эти и другие факторы влияющие на опциональный объем загрузки рабочего времени сотрудников мы всегда принимаем во внимание и используем в качестве вводных параметров для корректировки времени операций
Справочная информация содержащаяся в записях которые фиксируются в списке помогает нам понять на какой параметр в каком процессе следует обратить внимание и , если это необходимо изменить его настройки, напомню что для настройки времени мы используем список регламентированных сроков выполнения операций.
Цели создания и применения
Дополнительные возможности
Далее наш список как вы наверное уже догадались позволяет выявлять показатели эффективности сотрудников и отделов в частности.
Зная общее количество задач в работе и количество превышений установленного времени можно рассчитать показатели эффективности работы.
И теперь, если мы наблюдаем систематическое нарушение сроков каким-то конкретным сотрудником, то можем постараться выявить их причину и поработать над улучшениями.
Возможно проблема может быть в недостаточной компетенции, личных качествах или же нехватке какого-либо инструментария для осуществления задания. В любом случае мы получаем возможность целенаправлено выявить возможную причину и устранить ее.
Аналогичная ситуация, если мы имеем дело с целым отделом.
И к слову будет сказать наиболее целесообразным будет вывести эти и другие показатели на приборную панель, аналитический дашборд, чтобы в режиме реального времени иметь к ним доступ, например Power BI, Google Data Studio, Qlik или Tableau.
Зная общее количество задач в работе и количество превышений установленного времени можно рассчитать показатели эффективности работы.
И теперь, если мы наблюдаем систематическое нарушение сроков каким-то конкретным сотрудником, то можем постараться выявить их причину и поработать над улучшениями.
Возможно проблема может быть в недостаточной компетенции, личных качествах или же нехватке какого-либо инструментария для осуществления задания. В любом случае мы получаем возможность целенаправлено выявить возможную причину и устранить ее.
Аналогичная ситуация, если мы имеем дело с целым отделом.
И к слову будет сказать наиболее целесообразным будет вывести эти и другие показатели на приборную панель, аналитический дашборд, чтобы в режиме реального времени иметь к ним доступ, например Power BI, Google Data Studio, Qlik или Tableau.
что фиксируем и для чего
Структура данных
Для чего он нужен и что нам дает, вроде бы разобрались.
Теперь о структуре данных содержащихся в списке.
Момент возникновения инцидента в процессе - когда мы фиксируем, что установленное время выполнения задания превышено больше порогового значения - является моментом создания записи в журнале о произошедшем событии.
И непосредственно в самом процессе содержится вся информация которая нам нужна в дальнейшем для оценки.
Фиксируем следующие параметры:
- Тип события: с привязкой к конкретной операции при выполнении которой произошел инцидент.
- Время: когда это произошло.
- Бизнес-процесс и его этап: на котором произошло событие.
- Заданный параметр времени: на выполнение и количество итераций превышения ( первое, второе, третье и т.п. это превышение ), является ли он критическим для процесса.
- Ответственного: сотрудника и подразделение/отдел
- Сущность: лид, сделка, заказ, счет, компания и т.п. при выполнении процесса в которой случился инцидент.
В результате имеем четкое представление что, где, когда произошло и кто является участником
Представленную структурированную информацию мы можем использовать по нашему усмотрению для формирования отчетов, показателей эффективности, представления в сводном аналитическом дашборде и т.п.
Теперь о структуре данных содержащихся в списке.
Момент возникновения инцидента в процессе - когда мы фиксируем, что установленное время выполнения задания превышено больше порогового значения - является моментом создания записи в журнале о произошедшем событии.
И непосредственно в самом процессе содержится вся информация которая нам нужна в дальнейшем для оценки.
Фиксируем следующие параметры:
- Тип события: с привязкой к конкретной операции при выполнении которой произошел инцидент.
- Время: когда это произошло.
- Бизнес-процесс и его этап: на котором произошло событие.
- Заданный параметр времени: на выполнение и количество итераций превышения ( первое, второе, третье и т.п. это превышение ), является ли он критическим для процесса.
- Ответственного: сотрудника и подразделение/отдел
- Сущность: лид, сделка, заказ, счет, компания и т.п. при выполнении процесса в которой случился инцидент.
В результате имеем четкое представление что, где, когда произошло и кто является участником
Представленную структурированную информацию мы можем использовать по нашему усмотрению для формирования отчетов, показателей эффективности, представления в сводном аналитическом дашборде и т.п.
что мы получаем на выходе
Итоги
Давайте подведем итог.
Мы рассмотрели вспомогательный инструмент хранения данных об инцидентах в бизнес процессах, рассмотрели на примере превышений сроков заданных на выполнение заданий.
Кроме превышений заданного времени мы можем фиксировать в журнал любые другие события и инциденты, например факты возврата заданий на доработку.
Также мы выяснили что данный инструмент может быть полезен для аналитической оценки корректности выбранных сроков, а также оценки показателей эффективности сотрудников и отделов. И разобрали пример структуры данных с возможностями ее использования.
От себя могу сказать что применение инструмента наиболее целесообразно в случае если вы хотите выстроить управляемую и прогнозируемую во времени бизнес-систему. Производить периодическую оценку эффективности работы процессной модели и контролировать показатели сотрудников.
Чтобы получить консультацию по настройкам Битрикс24 вы всегда можете оставить заявку по кнопке ниже :)
Мы рассмотрели вспомогательный инструмент хранения данных об инцидентах в бизнес процессах, рассмотрели на примере превышений сроков заданных на выполнение заданий.
Кроме превышений заданного времени мы можем фиксировать в журнал любые другие события и инциденты, например факты возврата заданий на доработку.
Также мы выяснили что данный инструмент может быть полезен для аналитической оценки корректности выбранных сроков, а также оценки показателей эффективности сотрудников и отделов. И разобрали пример структуры данных с возможностями ее использования.
От себя могу сказать что применение инструмента наиболее целесообразно в случае если вы хотите выстроить управляемую и прогнозируемую во времени бизнес-систему. Производить периодическую оценку эффективности работы процессной модели и контролировать показатели сотрудников.
Чтобы получить консультацию по настройкам Битрикс24 вы всегда можете оставить заявку по кнопке ниже :)
ДОПОЛНЕНИЯ
Справочная информация по инструменту, применению и стоимости разработки
Журнал фиксации нарушений и сроков выполнения заданий
ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ АНАЛИТИЧЕСКИЙ ИНСТРУМЕНТ
Битрикс24
Среда использования инструмента
Универсальные списки
Место настройки
Входит в проект
Средняя стоимость разработки
Получить консультацию по Битрикс24
Просто оставьте контакты так мы сможем с вами связаться и обсудить ваш вопрос.
Нажимая на кнопку вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Подписаться на получение материалов
Укажите ваш email, так мы сможем присылать вам обновления и новые материалы.
Нажимая на кнопку вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
“
Вам желаю отличного настроения и хорошего дня! А также благодарю за прочтение материала. До связи!)…
