Как автоматизировать работу турагента на старте бизнеса
при минимальном бюджете
при минимальном бюджете
Описание процесса разработки и настройки аккаунта crm системы под туристический бизнес
КЕЙС ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ AMOCRM
Немного предистории...
К нам обратилась Наталья из города Сочи.
Наталья достаточно долго работала в туристической компании и теперь решила открыть свой бизнес. Клиентская база из постоянных клиентов уже была наработана, оставалось решить вопрос с ее ведением, а кроме того максимально автоматизировать процессы заключения сделок и подписания договоров.
Наталья достаточно долго работала в туристической компании и теперь решила открыть свой бизнес. Клиентская база из постоянных клиентов уже была наработана, оставалось решить вопрос с ее ведением, а кроме того максимально автоматизировать процессы заключения сделок и подписания договоров.
« Компания, в которой я ранее работала, использовала amoCRM, интерфейс и принципы работы в данной crm системе были мне знакомы и поэтому выбор был очевиден - использовать данный продукт для управления взаимоотношениями с клиентами »
Когда ты на старте...
Не для кого не секрет что на старте бизнеса ресурсы сильно ограничены, и многие решения просто не по карману, поэтому задача навести порядок в процессе продаж, выстроить этапы и автоматизировать рутинные операции по заполнению необходимой документации в сжатые сроки и при сильно ограниченном бюджете казалась немного утопичной и нереальной, масла в огонь добавляли суммы указанные в предложениях от различных компаний.
Но решение есть у любой задачи и под любой бюджет.
В процессе телефонных переговоров Наталья особенно сильно акцентировала внимание на ограниченном бюджете и острой необходимости автоматизации рутины.
Но решение есть у любой задачи и под любой бюджет.
В процессе телефонных переговоров Наталья особенно сильно акцентировала внимание на ограниченном бюджете и острой необходимости автоматизации рутины.
«В результате было разработано и внедрено решение в котором созданы все важные этапы воронки продаж, выстроена структура дополнительных полей, для наиболее полной фиксации необходимых данных и настроена автоматическая генерация сопутствующей документации по сделкам »
1
первые шаги
Воронка продаж
Итак, первым делом выявили ключевые последовательные этапы воронки продаж и зафиксировали их в настройках.
Поэтапный процесс заключения сделки состоит из следующих стадий:
Поэтапный процесс заключения сделки состоит из следующих стадий:
- Получен Лид - здесь происходит фиксация поступивших обращений.
- Перезвонили/Проконсультировали - этап выявления потребностей и первичной презентации продуктов и услуг, подбор предложений.
- Принимают решение - происходит рассмотрение предложенных вариантов, здесь задача состоит в подборе наиболее точно соответствующих ожиданиям, потребностям и возможностям потенциальных клиентов продуктов и услуг.
- Договорились о встрече - уже есть предварительное решение, необходимо обсудить детали.
- Подписан договор - этап получения предоплаты и подписания договора.
- Завершенные - сделки, где уже подписан договор и получена полная оплата, но продукт еще не реализован, то есть мы продали тур, но в сам тур еще люди еще не слетали.
2
детали продуктов и услуг
Продуктовая линейка
Тщательная проработка продуктовой линейки выстраивает будущую структуру
Следующим шагом была проработана продуктовая линейка, где перечень оказываемых услуг не ограничивался только продажей туров, а также еще содержал в себе услуги по оформлению виз и загранпаспортов, здесь были определены все типы необходимой информации которую следует фиксировать.
Далее, исходя из типов необходимых данных, разработана и создана структура дополнительных полей в сущностях crm системы, отвечавшая требованиям.
Для этого включены специализированные вкладки в карточке сделки для фиксации необходимой информации:
Далее, исходя из типов необходимых данных, разработана и создана структура дополнительных полей в сущностях crm системы, отвечавшая требованиям.
Для этого включены специализированные вкладки в карточке сделки для фиксации необходимой информации:
Где мы вносим информацию Бюджете, Стоимости тура в условных единицах, фиксируем Дату подписания договора и Курс у.е. туроператора на момент бронирования курса.
Здесь заносим все что касается услуги оформления виз. Фиксируем данные о стране выезда, количестве заказанных комплектов документов, ФИО выезжающих и стоимость услуг оформления.
Аналогично оформлению виз только по услуге оформления загранпаспортов туристам. Где также заносятся данные ФИО получателя, срок изготовления и стоимость услуг
Пожалуй максимально информационно нагруженная вкладка в которой содержаться специализированные поля хранения данных по самой сложной услуге по продаже туров, содержащую множество деталей.
Здесь и Размер внесенной Предоплаты в (%), Сумма Аванса и размер Доплаты, отображена информация о необходимости и Наименовании визы, заносятся данные о Месте тура, Датах Начала и Окончания, Количестве Совершеннолетних, Детей, о приобретенных Программах экскурсий, выбранном отеле -Месте размещения, Категории номера и типе Размещения в номере, все это дополняется выбранной Категорией питания, фиксируется Маршрут и Категория трансфера, тип транспорта, и заключение добавляется обязательный пункт о Типе страховки и Наименовании страховщика.
Здесь и Размер внесенной Предоплаты в (%), Сумма Аванса и размер Доплаты, отображена информация о необходимости и Наименовании визы, заносятся данные о Месте тура, Датах Начала и Окончания, Количестве Совершеннолетних, Детей, о приобретенных Программах экскурсий, выбранном отеле -Месте размещения, Категории номера и типе Размещения в номере, все это дополняется выбранной Категорией питания, фиксируется Маршрут и Категория трансфера, тип транспорта, и заключение добавляется обязательный пункт о Типе страховки и Наименовании страховщика.
Абсолютно полная информация о Маршрутах вылета и прилета, классе и типах рейсов.
Данная вкладка представлена из нескольких одинаковых наборов полей для занесения данных по каждому туристу. Здесь ФИО туриста, статус, то есть это ребенок, женщина или мужчина, Дата рождения, Данные и Срок окончания загранпаспорта.
3
Набор данных на отдельной вкладке
Реквизиты заказчика
Специфика бизнеса обуславливается преимущественно клиентами физ.лицами с которыми заключаются договора, но случается так, что некоторые клиенты оплачивают услуги и продукты и с расчетных счетов своих компаний и наличными , ввиду этого было принято решение тщательно проработать отдельную вкладку реквизитов контактов, где были созданы поля с реквизитами заказчика как физического лица, а также реквизитами юр.лица. В итоге получили следующий набор данных на отдельной вкладке контакта.
Был создан новый формат связки информации, где все данные о реквизитах плательщика отображаются в карточке контакта.
Туроператор и финансовое обеспечение
Раздел компании был адаптирован для занесения данных о туроператорах, где на вкладке основное заносится полная информация о поставщике туристических продуктов :
ПРОРАБОТКА КАРТОЧКИ КОМПАНИИ
Раб. тел.
Email раб.
Полное наим.
ФИО ответственного
Основание
Почтовый адрес
Реестровый номер
Реквизиты договора
и на на вкладке Финансовое обеспечение - информация о его страховщике.
Email раб.
Полное наим.
ФИО ответственного
Основание
Почтовый адрес
Реестровый номер
Реквизиты договора
и на на вкладке Финансовое обеспечение - информация о его страховщике.
4
Завершающие шаги и полученные результаты
Договора и автоматизация рутины
Итак, что мы получили в итоге:
Полностью проработанная высоко-детализированная карточка сделки, которая несет всю необходимую информацию о приобретаемых продуктах и услугах, к которой прикрепляется информация о клиенте и его реквизитах, а также данные о поставщике продаваемых продуктов, что позволяет в любой момент получить доступ ко всей нужной информации в удобной, понятной и хорошо структурированной форме.
Вся необходимая информация о клиенте и его реквизитах есть в карточке контакта.
Полноценная база туроператоров со всеми данными для заключения договоров с клиентами.
Одним из завещающих и важных шагов было подключение и настройка виджета GetDoc разработанного компанией Get8 для автоматических генераций всех сопутствующих документов по сделке на этапе подписания договора, к слову стоит отметить что себестоимость генерации одного документа варьируется всего лишь в пределах 5-10 рублей .
Полностью проработанная высоко-детализированная карточка сделки, которая несет всю необходимую информацию о приобретаемых продуктах и услугах, к которой прикрепляется информация о клиенте и его реквизитах, а также данные о поставщике продаваемых продуктов, что позволяет в любой момент получить доступ ко всей нужной информации в удобной, понятной и хорошо структурированной форме.
Вся необходимая информация о клиенте и его реквизитах есть в карточке контакта.
Полноценная база туроператоров со всеми данными для заключения договоров с клиентами.
Одним из завещающих и важных шагов было подключение и настройка виджета GetDoc разработанного компанией Get8 для автоматических генераций всех сопутствующих документов по сделке на этапе подписания договора, к слову стоит отметить что себестоимость генерации одного документа варьируется всего лишь в пределах 5-10 рублей .
Данный виджет позволяет полностью автоматизировать рутинный и отнимающий длительное время процесс составления документов.
Для его настройки был взят ряд типовых шаблонов документов: Туристический договор с 3-мя приложениями, Договор на оформление визы и Договор на оформление загранпаспорта, а также заявка на бронирование тура для внутреннего учета и приходный кассовый ордер для фиксации финансовых взаимоотношений с клиентами.
В каждом шаблоне документа наряду с оптимизацией количества страниц, была настроена связь со структурой созданных полей в сущностях crm системы и реализована подстановка всех необходимых данных в соответствующие разделы документов автоматически при генерации.
Для справки: теперь процесс составления договора составляет примерно 3 секунды, именно столько времени необходимо виджету, чтобы сгенерировать документ, кроме того он позволяет предварительно просмотреть вариант будущего документа подсвечивая внесенную информацию, чтобы иметь возможность исправить возможные ошибки, что очень удобно.
Для его настройки был взят ряд типовых шаблонов документов: Туристический договор с 3-мя приложениями, Договор на оформление визы и Договор на оформление загранпаспорта, а также заявка на бронирование тура для внутреннего учета и приходный кассовый ордер для фиксации финансовых взаимоотношений с клиентами.
В каждом шаблоне документа наряду с оптимизацией количества страниц, была настроена связь со структурой созданных полей в сущностях crm системы и реализована подстановка всех необходимых данных в соответствующие разделы документов автоматически при генерации.
Для справки: теперь процесс составления договора составляет примерно 3 секунды, именно столько времени необходимо виджету, чтобы сгенерировать документ, кроме того он позволяет предварительно просмотреть вариант будущего документа подсвечивая внесенную информацию, чтобы иметь возможность исправить возможные ошибки, что очень удобно.
ИТОГИ
Описываемый кейс позволил при минимальных вложениях и в течение 3-х дней навести порядок в процессах продаж, фиксировать стадии работы с клиентами, сохранять всю необходимую информацию по сделкам и клиентам, и пожалуй один из ключевых моментов это автоматизировать рутину и высвободить время.
“
А Наталья теперь уже рассматривает возможность интеграции crm системы с популярными мессенджерами…
